KIEROWNIK BIURA

Metoda 5S w pracy Office Managera

Wysłany na przez

zasady zarządzania pracąJeśli zadania wykonywane w biurze nie są wykonywane sprawnie i dobrze, warto zastanowić się dlaczego tak się dzieje. Generalnie są dwa wyjścia: albo wprowadzamy jakieś zmiany na wyczucie, albo działamy kompleksowo. I pomimo, że oczywistym wydaje się być uznanie dla drugiego rozwiązania, to jednak wciąż można zaobserwować nieefektywne działania prowadzone w dużej części biur.

Skutki działania na wyczucie rzadko sprawdzają się w organizacji. Dlatego każdy mądry Office Manager sięga po specjalistyczną wiedzę. Jedną z metod, która gromadzi ogromną rzeszę zwolenników, a przy tym ma niesamowite rezultaty, jest z pewnością metoda 5S. Jakie są jej założenia i na czym właściwie polega? O tym będzie traktował dzisiejszy post – zapraszam zatem do lektury.

Metoda 5S składa się z pięciu kroków, mających na celu wprowadzenie oraz utrzymanie porządku, klarowności i dyscypliny w miejscu wykonywania pracy.

  1. Segregacja – ma na celu oczyszczenie naszego stanowiska pracy ze zbędnych przedmiotów, dokumentów i obiektów.
  2. Systematyka – w tym kroku ustalamy miejsce dla każdego przedmiotu oraz dla każdej grupy przedmiotów. Warto zwrócić uwagę, na to, żeby w bliskim położeniu znalazły się przedmioty używane najczęściej.
  3. Sprzątanie – czyli doprowadzenie do porządku stanowiska pracy w imię zasady “zostawiam w takim stanie w jakim zastałem”. A wszystko po to, żeby kolejny dzień zacząć znów w poczuciu czystości i porządku.
  4. Standaryzacja – czyli krótko mówiąc opracowanie i zastosowanie do pracy zawodowej standardów umożliwiających utrzymanie trzech powyższych punktów w ryzach.
  5. Samodyscyplina – Pilnowanie przestrzegania wszystkich zasad metody 5S. Sprawie, że stosowanie się do powyższych kroków wejdzie nam w nawyk.

Powyższa metoda wpisuje się w koncepcję zarządzania Lean. Dlatego tak wielu pracodawców umieszcza w ofertach pracy dla Kierowników Biura zapisy dotyczące wymaganej znajomości Lean management.

Kierownik czy Lider Zespołu?

Wysłany na przez

Czy samo kierowanie ludźmi jest wystarczające do tego, aby pracownicy słuchali osoby zarządzającej i rzetelnie oraz chętnie wykonywali swoje obowiązki? Co sprawia, że zespół realizuje swoje zadania w Lider zespołusposób nie tylko sumienny, ale również z żywą pasją? Co wyróżnia Kierowników, których zespoły osiągają ponadprzeciętne wyniki? Jak to się dzieje, że praca w jednym zespole jest przyjemna a w innym dostrzegamy diametralną różnicę w jakości pracy? Co jest kluczem do sukcesu?

Jeśli pracujesz jako Kierownik Biura, zastanów się na ile kierujesz ludźmi, a na ile jesteś ich Liderem. Jeśli funkcja Lidera zespołu to coś abstrakcyjnego dla Ciebie, a do tego wyniki osiągane przez Twój zespół pozostawiają wiele do życzenia, warto zastanowić się, jaki przykład dajesz swoim ludziom.

Czy obiło Ci się o uszy takie sformułowanie, że “za prawdziwym liderem pójdą tłumy”? Najlepsze zarządzanie wynika bowiem z dawania dobrego przykładu, a nie tylko rozdzielenia obowiązków i kontrolowania podwładnych. Pracownicy sami będą chętnie słuchać poleceń i z zaangażowaniem będą wykonywać zadania, jeśli współmierne zaangażowanie będą widzieć u Kierownika. Nie zapominajmy przecież, że Koordynator Biura jest również pracownikiem firmy. On również wykonuje swoją pracę, za który jest rozliczany przez osoby nad nim. Jeśli jego podejście do pracy będzie właściwe, z pewnością będzie naśladowane przez zespół. Często Kierownicy umieszczają w ofertach pracy w administracji, że wymagają od pracowników zaangażowania. Ale zaangażowanie będzie przecież siłą rzeczy widziane gołym okiem, kiedy zrodzi się z chęci podążania za Liderem.

Jak poradzić sobie z osobami przeszkadzającymi w pracy?

Wysłany na przez

rola kierownika ds. administracyjnychChyba w każdym biurze można spotkać osobę, która lubi sobie pogadać. I o ile osoby nieśmiałe świetnie czują się w towarzystwie takiej osoby, bo w sumie mówi za dwie, to jednak w pracy nie jest to mile widziane. Dlaczego? Dlatego, że w pracy się pracuje a nie rozmawia. Oczywiście podczas załatwiania różnych spraw biznesowych, rozmowy są nieuniknione, a wręcz potrzebne. Komunikacja na wysokim poziomie pozwala na dokładne sprecyzowanie o co nam konkretnie chodzi. Ale rozmowy nie powinny przechodzić na tematy poboczne, nie związane z pracą, a bynajmniej nie powinny trwać one zbyt długo. Czasami warto zamienić parę słów w ramach nawiązywania pozytywnych relacji ze współpracownikami. Ale nigdy na tyle, żeby zaburzyć komuś czas pracy. Są jednak takie osoby, które nic sobie nie robią z tego, że komuś przeszkadzają w pracy. Mało tego, nie przyjdzie im nawet do głowy, że robią coś niestosownego.

Biuro administracyjne jest takim miejscem w firmie, które gromadzi tłumy pracowników. To w biurze firmy załatwia się chyba najwięcej spraw. Dział Administracyjny ma dlatego chyba najwięcej pracy. Żeby płynność została zachowana i tworzyły się zatory w pracy, konieczne jest dopilnowanie systemu pracy. Jeśli np. pojawi się taka osoba zagadująca pracowników, do gry powinien wkroczyć Kierownik ds. Administracyjnych. Zwrócenie uwagi tejże osobie powinno nastąpić na samym końcu. Pierwszy krok powinien zostać wykonany w kierunku bezpośredniego przełożonego przeszkadzającego pracownika, a jeśli to nie poskutkuje, dopiero można bezpośrednio zwrócić uwagę.

Zakres obowiązków Office Managera

Wysłany na przez

Czy zajmuje się Kierownik Biura? Jaki jest zakres jego obowiązków? Do kogo raportuje? Ile osób liczy zespół, którym zarządza? Z jakimi działami w firmie współpracuje? W dzisiejszym poście przybliżę to kariera Kierownika biurastanowisko pracy.

Zacznijmy od zakresu obowiązków, których jest niemało. Po pierwsze obieg dokumentów przychodzących i wychodzących. Przyjmowanie listów i paczek oraz ich wysyłanie do kontrahentów. Koordynowanie dostaw do biura – kontaktowanie się z dostawcami, składanie zamówień, odbiór i kontrola. Dbanie o zaopatrzenie – kuchnia, łazienka oraz wszelkie pomieszczenia biurowe. Obieg informacji w całej firmie. Rezerwowanie biletów, sal konferencyjnych na eventy, hoteli na wyjazdy służbowe. Aktualizowanie numerów telefonów oraz adresów mailowych. Często również sprawowanie pieczy nad listą obecności pracowników. Ogólne czuwanie i dopinanie wszystkiego na ostatni guzik.

Kierownik Biura często nazywany jest również Kierownikiem Administracyjnym. Jeśli chodzi o raportowanie, to w zależności od wielkości firmy, może podlegać Dyrektorowi Oddziału czy też Dyrektorowi Administracyjnemu. W przypadku mniejszych firm – bezpośrednio do Prezesa.

Można powiedzieć, że współpracuje z każdym działem. Każdy pracownik przecież może potrzebować materiałów do pracy, bądź zgłosić jakąś ważna informację. Natomiast w przypadku szczególnie większych organizacji, komunikacja przebiega za pośrednictwem Kierowników poszczególnych działów.

W biurze, w którym zarządza Office Manager, pracować może ok. 5-10 osób, choć to i tak zależy od wielkości firmy. Kierownik Biura może awansować na Kierownika ds. Administracji, a kolejnym szczeblem kariery może być stanowisko Project Managera.

Jak mądrze planować pracę?

Wysłany na przez

Coraz częściej do mnie piszecie z prośbą o podanie sposobów na dobrą organizację pracy. Wychodzę zatem naprzeciw waszym oczekiwaniom. Mój sposób być może dla niektórych nie będzie większym planowanie pracy w biurzeodkryciem, ale jeśli komuś się przyda w pracy zawodowej, będę niezwykle zadowolony.

Sposobem, który polecam jako pierwszy, jest spisanie zadań na kolejny dzień, pod koniec danego dnia. Nie ma lepszego sposobu na rozpoczęcie dnia pracy, jeśli doskonale wiemy co mamy do zrobienia. Najlepiej jest ustalić czynności do wykonania w poszczególnych przedziałach czasowych. Np. jeśli mamy do ogarnięcia odpowiedzi na maile, ustalmy czas ok. 1 godziny. Dzięki takiemu ograniczeniu czasowemu, bardziej się sprężymy z pracą.

Wiele osób pracujących w biurze, nie może wykorzystać tego sposobu, ponieważ nowego dnia pewnie pojawiłyby się kolejne zadania. Ważną rolę odgrywa tutaj Kierownik biura i jego mądre rozplanowanie pracy dla całego zespołu. Jeśli zarządzasz ludźmi, ten sposób może być dla Ciebie przydatny.

Po pierwsze – ustal priorytety. Nie ma nic gorszego brak klarowności, za co mamy się najpierw wziąć. Priorytety (zadania ważne i pilne) powinny uwzględniać dobro całej firmy a nie tylko swojego działu. Drugie w kolejności powinny być czynności również ważne, ale mniej pilne. Kolejne do wykonania powinny być zadania mniej ważne i niezbyt pilne. A na końcu zadania, które możemy zlecić komuś innemu.

Po drugie – określ czas realizacji. Będę przy tym obstawać, ponieważ już dawno zostało udowodnione, że określenie czasu działa bardzo efektywnie.

Po trzecie – odpoczynek i relaks też są ważne. Podczas intensywnej pracy nie wolno zapomnieć o zasłużonym odpoczynku. Przerwy najlepiej robić po każdej przepracowanej godzinie (minimum 5 minut) oraz dłuższą przerwę po ok. 4 godzinach pracy. Podczas przerwy koniecznie odejdźmy od ekranów. Warto przejść się, popatrzeć na przyrodę, a nawet – w przypadku niekorzystnych warunków pogodowych – zrelaksować się przy ulubionej muzyce z zamkniętymi oczami.

Jak mądrze rozdzielać zadania w zespole?

Wysłany na przez

zarządzanie zadaniami zespołuCodzienność pracy biurowej może przytłaczać i być nudna. Jeśli przez dłuższy czas wykonujemy te same zadania, to prędzej czy później staną się one żmudną rutyną, a nasza efektywność spadnie do poziomu bardzo niskiego. Żeby praca w biurze była efektywna, a zadania były realizowane sprawnie, potrzebne jest mądre zarządzanie.

Jednym z zadań Kierownika Biura jest odpowiednie zaplanowanie pracy swoim podwładnym. W biurze jest wiele różnych czynności, które pracownicy muszą codziennie wykonywać. Jak zatem rozdzielić pracę, żeby zadania realizowane były szybko i dokładnie?

Jednym ze sposobów jest wprowadzenie systemu zmienności zadań. Chodzi o to, żeby w danym dniu pracy, każdy z pracowników miał różne działania do zrobienia. Przy jednej czynności nie powinien spędzić więcej niż 1 godzinę. Po każdej godzinie powinien udać się na krótką przerwę – którą zresztą gwarantuje prawo pracy.

Takie podejście do realizowania obowiązków zagwarantuje wysoką efektywność wykonywanych zadań. Firma na tym zyska, bo praca będzie szybko i sprawnie wykonana, a pracownik będzie zadowolony i nie będzie miał poczucia ciągłego zmęczenia.

Taki kierownik, który potrafi zadbać nie tylko o dobro firmy, ale także o zadowolenie swojego zespołu, to prawdziwy skarb. Wielu managerów przecież patrzy tylko na wyniki nie przejmując się tym w jakiej kondycji psychicznej są pracownicy. Ktoś kiedyś powiedział, że zadowoleni pracownicy są najlepszą wizytówką firmy. Bądź co bądź – jest w tym ogrom prawdy. Zadowolony pracownik, to najlepszy marketing dla przedsiębiorstwa.

Zarządzanie biurem

Wysłany na przez

Zarządzanie pracą całego biura to nie lada zadanie. Trzeba dopilnować terminów przelewów, rezerwacji taksówek na spotkania biznesowe, zapanować nad obiegiem dokumentów w całej firmie. Trzeba ogarnąć wszystkie zamówienia i zaopatrzenie. Trzeba być dobrym organizatorem, potrafić pracować pod presja czasu i jeszcze do tego być spokojnym i serdecznym, bo przecież co chwila ktoś przychodzi, żeby zająć się jego sprawą, która jest przecież najważniejsza na świecie.praca Kierownika

Bycie Kierownikiem Biura to nie lada wyzwanie, z którym nie każdy sobie poradzi. Tutaj trzeba mieć oczy dookoła głowy, potrafić myśleć o wielu sprawach jednocześnie i być doskonale zorganizowanym. Trzeba znać na wszystko sposób i wszystkiemu potrafić zaradzić. Trzeba również budować pozytywne relacje ze wszystkimi pracownikami, dlatego umiejętności komunikacyjne grają tutaj pierwsze skrzypce. Nie ma chyba nic gorszego niż brak umiejętności dogadania się w prostych sprawach. Czasem jest przecież tak, że wystarczą chęci i na każdym polu można się porozumieć.

Niezwykle ważna jest również wiedza z zakresu inteligencji emocjonalnej. Wiadomo, że w życiu każdej firmy zdarzają się zmiany, trudne momenty, kiepski wynik finansowy. W takich momentach Kierownik zarządzający powinien wykazać się dużym opanowaniem. Wiadomo, że pracownicy biorą często przykład z bezpośredniego przełożonego i idą jego śladem, dlatego mądry manager to z pewnością odpowiednia osoba na odpowiednim stanowisku.

Hipochondryk

Wysłany na przez

W naszym biurze ostatnio dużo się mówi na temat chorób i tego, z czym kto się zmaga. Uwierzcie mi, nie ma ani jednej osoby, która by twierdziła, że jest zupełnie zdrowa i nic ją nie boli. Każdy coś ma, jedno poważniejsze, drugie mniej, jedno bardziej prawdziwe, inne nieco naciągane. Mistrzem w wymyślaniu sobie chorób zdecydowanie jest kierownik biura, którego regularnie, mniej więcej co dwa tygodnie, zaczyna boleć coś innego.

b51Gdyby kierownik był osobą starszą, to jeszcze mógłbym uwierzyć, że stary organizm zaczął odmawiać posłuszeństwa i jednak nie sprawuje się tak, jak powinien. Kierownikowi do starości jednak jeszcze daleko, bo w tym roku świętowaliśmy jego 38 urodziny. Jest młodym facetem, który powinien skakać na bungee i rozbijać się nowym, błyszczącym samochodem po mieście, a nie cierpieć na te wszystkie choroby. Szef zdecydowanie jest hipochondrykiem i to takim, przez duże H.

Moi dziadkowie (podkreślam: dziadkowie!) też lubią wyolbrzymiać swoje problemy zdrowotne, jednak w porównaniu z moim szefem nie boli ich praktycznie nic i są zdrowi jak ryby. Kierownik przeszedł już przez rwę kulszową, zastoje w stawach (cokolwiek to nie jest), arytmię serca, nadciśnienie, cukrzycę (niepotwierdzoną oczywiście), łysienie plackowate, łuszczycę i wiele, wiele innych chorób.

Na rozdrożu

Wysłany na przez

Od jakiegoś czasu regularnie odwiedzam gabinet kierownika biura i próbuję dowiedzieć się czy w najbliższym czasie planowane są jakieś awanse i podwyżki. Oczywiście nie wchodzę do kierownika i nie pytam prosto z mostu czy da mi awans, tylko próbuję go wysondować bardzo delikatnie. Wydaje mi się, że w przeprowadzanym przeze mnie śledztwie jestem nie do rozgryzienia, bo staram się być niczym Sherlock Holmes i Hercules Poirot w jednym.

p51Moja troska o przyszłość w tej firmie jest bardzo łatwa do wytłumaczenia. Od kilku lat pracuję na tym samym stanowisku pracy, za te same pieniądze, dlatego z chęcią dowiedziałbym się czy w firmie czeka mnie coś więcej. Kierownik biura Lubin nie chce nic powiedzieć, a ja coraz intensywniej myślę nad rezygnacją z pracy i znalezieniem innego pracodawcy. Nie chcę przecież pracować w firmie, która nie gwarantuje żadnego rozwoju. Jestem człowiekiem młodym, zainteresowanym rozwojem zawodowym i nie chcę ciągle tkwić w jednym miejscu, a do tego w miejscu, które się nie zmienia.

Od pewnego czasu przeglądam różne strony internetowe pod kątem ciekawych ofert pracy. Znalazłem już nawet parę fajnych ogłoszeń, zapisałem je sobie w ulubionych i w weekend mam zamiar na nie odpowiedzieć. Jeśli nie zacznę robić czegoś ze swoim życiem zawodowym to samo z siebie nic się nie zmieni. Muszę w końcu odważyć się wziąć stery w swoje ręce i pokierować życiem w odpowiednim kierunku.

Przepracowuje się

Wysłany na przez

Od kiedy Janek został kierownikiem biura, firma stała się jego drugim domem. Czasem mam wrażenie, że życiu zawodowemu poświęca o wiele więcej czasu niż sprawom osobistym. Nie mam mu tego za złe, w końcu jest młody i ambitny, jednak jak każda matka martwię się, że mój syn się przepracowuje, kierownik biura Legionowo.

z51Awans na kierownika biura spadł na syna całkiem niespodziewanie. Daniel nie spodziewał się, że zaledwie po czterech latach pracy w firmie dane mu będzie wskoczyć na tak wysokie stanowisko pracy. Przed nim było kilka innych osób o większym doświadczeniu zawodowym. Mimo wszystko prezes firmy to mojego syna wyznaczył na kierownika, co spotkało się z ogólnym niezadowoleniem jego współpracowników.

Teraz Daniel stara się udowodnić, że awans nie przypadł mu z powodu znajomości, a dzięki umiejętnościom i predyspozycjom do zarządzania zespołem pracowników. W pracy spędza o wiele więcej czasu niż powinien – rano wychodzi z domu około 7.00 rano i wraca z pracy dopiero przed 21.00. Po powrocie zje jedynie przygotowaną przeze mnie kolację i prawie od razu kładzie się do łóżka – taki jest zmęczony.

Syn obiecuje, że długotrwałe siedzenie w pracy niedługo się skończy. Tłumaczy, że na początku musi dać z siebie więcej, żeby wszyscy zaczęli go szanować. Później będzie miał czas na odpoczynek. Wierzę mu, bo co mam zrobić.