KIEROWNIK BIURA – informacje z rynku pracy

Kierownik biura na straży porządku w firmie

Wysłany na 30 grudnia 2017 przez KBadmin

Każda dobrze zorganizowana firma powinna posiadać biuro. Większe firmy potrzebują również wsparcia kierownika biura, aby to na nim spoczywała odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie biura i utrzymanie porządku w dokumentacji. Ale nie tylko dokumentami zajmuje się kierownik – na tym stanowisku liczba zadań jest dużo większa, dlatego też kandydat musi wykazywać się takimi cechami jak samodzielność i doskonała organizacja pracy – nie tylko własnej, ale również innych członków teamu.

Pracodawcy wiedząc, że nowa osoba może sobie nie poradzić z szybkim wdrożeniem się do działalności firmy, niejednokrotnie do objęcia tej posady wybierają pracownika, który już pracuje w przedsiębiorstwie, ale na innym stanowisku. Wówczas zdecydowanie łatwiej i z mniejszą presją udaje mu się przyswoić i realizować oczekiwanie przez szefostwo zadania.

A, jak już wspomnieliśmy, tych zadań jest całkiem sporo. Oczywiście nie w każdej firmie wyglądają one tak samo, ale do najczęściej powtarzających się obowiązków w ogłoszeniach o pracę należą: kontakt z klientami, redagowanie pism i wniosków, organizacja pracy zespołu, współpraca z innymi działami, obsługa spotkań biznesowych, wsparcie pracy przełożonego, etc.

Gołym okiem widać, że tych zadań jest bardzo dużo. Dlatego kandydat na to stanowisko musi mieć świadomość, że powinien dbać nie tylko o swoje umiejętności i wiedzę, ale i o kondycję psychiczną, na którą składa się także troska o dobrą pamięć i koncentrację.

Dlaczego kierownik biura powinien pamiętać o odpoczynku?

Wysłany na 30 grudnia 2017 przez KBadmin

Kierownik biura to jedno z niewielu stanowisk, które wymaga realizowania na bieżąco tak dużej liczby zadań jednocześnie. Można stwierdzić, że posada ta łączy w sobie kilka stanowisk – asystenta, recepcjonisty, managera, księgowego, a czasem i samego szefa firmy. Mimo że każde z tych stanowisk posiada do tego oddelegowaną osobę, to kierownik biura musi kontrolować wykonywaną pracę przez cały zespół. Co więcej, w wielu przypadkach oznacza to nie tylko doglądanie pracowników i weryfikowanie poprawności efektów ich pracy, ale i wsparcie ich w tychże obowiązkach.

Może się zdarzyć, że kierownik biura jednego dnia odbędzie spotkanie z klientami, wizytę w urzędzie i banku, odbierze dziesiątki telefonów, wyśle mnóstwo maili i zorganizuje konferencje – ten natłok zadań sprawia, że kierownik biura musi mieć wypoczęty umysł i być w pełni skoncentrowanym. W takim pośpiechu nie jest to łatwe, ale kierownik biura powinien pamiętać o relaksie poza pracą, gdyż w przeciwnym razie nie będzie efektywnym pracownikiem, szybko się wypali, a może nawet skończy się to jakąś chorobą.

Nie jest trudno o zaburzenia psychiczne pracując w ciągłym stresie. Depresja i nerwica to bardzo częste choroby, które występują wśród kadry zarządzającej i innych osób żyjących w nieustannym napięciu. Odpowiedzialny pracownik wie, że musi dbać o kondycję psychiczną. O to samo powinien zadbać pracodawca.

Kierownik biura – kto ma szansę na tę pracę?

Wysłany na 29 grudnia 2017 przez KBadmin

Praca biurowa niektórym wydaje się czymś banalnym, co nie wymaga specjalnych kwalifikacji. Kojarzy się głównie z obsługą komputera, a to w dzisiejszych czasach potrafi każdy. Obserwując ogłoszenia o pracę i widząc, że na takim stanowisku wymagane są czynności typu rozmowy telefoniczne z klientami i kontrahentami, redagowanie dokumentów, wystawianie faktur, obsługa korespondencji, można pomyśleć, że to naprawdę praca, którą jest w stanie wykonywać większość osób – bez studiów lub bez doświadczenia zawodowego. A to bardzo błędne myślenie.

Owszem, część tych obowiązków wydaje się prosta, jednak trzeba mieć świadomość, że trudność nie polega na wykonywaniu pojedynczych zadań, a na robieniu tego efektywnie i pod presją czasu. Jednocześnie klient może domagać się faktury, zadzwoni pracownik banku, przyjdzie kurier z paczką, a na dodatek za kilka minut odbędzie się spotkanie – niewiele osób posiada takie zdolności organizacyjne, aby móc pogodzić wiele zadań naraz i zrobić to na najwyższym poziomie. Wszak nawet rozmowa z pracownikiem banku wymaga niemałej wiedzy i elokwencji.

Dlatego na tę pracę szansę mają osoby o doskonałej umiejętności planowania pracy swojej i reszty zespołu. Dodatkowo należy być odpornym na stres i zdyscyplinowanym. Niestety, to cechy, które wcale nie są często spotykane.

Kierownik biura czy po prostu sekretarka?

Wysłany na 29 grudnia 2017 przez KBadmin

Wielu pracodawców, chcąc skusić wykształcone osoby o wysokich kwalifikacjach do pracy na stanowiskach poniżej ich możliwości, nierzadko stosują skomplikowane (zwykle zaczerpnięte z języka angielskiego) nazwy stanowisk, aby brzmiały bardziej zachęcająco. Niestety, tyczy się to również funkcji kierownika biura. Coraz częściej możemy znaleźć ogłoszenia, w których zadania dla sekretarki, a nawet stażysty, są identyczne jak te na stanowisku kierownika biura.

Nie byłoby w tym nic oburzającego, gdyby nie fakt, że kierownik ten wcale nie ma „kierowniczej” pensji, czyli adekwatnej do powagi posady. Można zatem stwierdzić, że nazwa „kierownik biura” jest tylko wabikiem, aby kandydaci chętniej wysyłali swoje aplikacje i mogli poczuć, że pełnią wyjątkową rolę w teamie.

Niestety, jeśli w ogłoszeniu widzimy, że wymagania są dosyć niskie, czyli od kandydata oczekuje się niewiele ponad umiejętność obsługi Worda i drukarki, odbierania telefonów i prowadzenia terminarza, a ponadto oferuje mu się umowę zlecenie, to powinniśmy podchodzić ostrożnie do takich firm. Pozwala to zauważyć, że funkcja kierownicza jest tylko na papierze, a w rzeczywistości na kierownika czekają zadania pracownika najniższego szczebla.

Kierownik biura stanowiskiem o wyjątkowej odpowiedzialności

Wysłany na 18 grudnia 2017 przez KBadmin

Kierownik biura to stanowisko, które budowane jest przede wszystkim na zaufaniu. Kandydat bardzo często przechodzi długą drogę przez inne, mniej odpowiedzialne funkcje, zanim pracodawca zdecyduje się powierzyć mu kontrolę nad prowadzeniem całej firmy. Teoretycznie kierownikiem biura może zostać każdy, kto doskonale zna organizację przedsiębiorstwa, jednak bardzo szybko praca ta weryfikuje, czy dana osoba nadaje się do wykonywania tego wymagającego zajęcia.

Natłok zadań sprawia, że pracownik musi natychmiast odnaleźć się w nowej roli i nie może pozwolić sobie na wielomiesięczne wdrażanie do zawodu, ponieważ zaburzyłoby to działalność firmy. Kierownik biura musi wykonywać zadania szybko, sprawnie i przy tym efektywnie, więc niemalże od razu wychodzi na jaw, czy pracownik jest zorganizowany i terminowy. Jeśli nie posiada tych dwóch cech, prędko popełni błąd i posada zostanie mu odebrana.

Do zawodu przygotowuje zdobyte już wcześniej doświadczenie na niższych stanowiskach, np. asystenta lub recepcjonisty, staże, a także studia o kierunkach ekonomicznych, administracyjnych lub księgowych. Rzetelnymi pracownikami okazują się również absolwenci techników ekonomicznych, którzy w programie nauczania mają wiele praktycznych przedmiotów.

Kierownik biura jako prawa ręka szefa

Wysłany na 16 grudnia 2017 przez KBadmin

Kierownik biura nazywany jest także office managerem, czyli osobą, która koordynuje i dba o poprawną organizację biura w firmie. Dla właściciela firmy jest to pracownik niezastąpiony i niezwykle cenny, ponieważ w większości to od niego zależy funkcjonowanie wielu działów. Odpowiada również za nadzorowanie realizacji zadań przez innych pracowników, a nawet kontroluje wykonywanie obowiązków pracodawcy.

Zakres działań kierownika biura jest tak duży, że często przydziela mu się własnego asystenta. Do najczęściej występujących obowiązków należy prowadzenie terminarza spotkań, sprawowanie pieczy nad korespondencją (odbiór, wysyłanie), przygotowanie pism, kontakt z klientami i kontrahentami, utrzymywanie relacji z urzędami. Zadania wydają się być proste, jednak ich spora liczba oraz intensywność pracy stawia kierownika działań przed wieloma wyzwaniami i wymaga olbrzymiej odpowiedzialności.

Do dodatkowych wymagań pracodawców, którzy poszukują kandydata na stanowisko kierownika biura, należy znajomość języków obcych – przeważnie jest to angielski, ale jeśli firma działa również na innych obcych rynkach, potrzebny jest do tego konkretny język. Ponadto mile widziane jest prawo jazdy kat. B, wyższe wykształcenie i bardzo dobra obsługa komputera i programów pakietu MS Office.

Kierownik biura zagwarantuje sprawną organizację firmy

Wysłany na 13 grudnia 2017 przez KBadmin

Każda firma potrzebuje biura, a każda duża firma potrzebuje również kierownika biura, który sprawnie zarządzi biurem i znacząco ułatwi funkcjonowanie firmy. Stanowisko to wymaga od kandydata doskonałej organizacji pracy, ale pracodawcy mają też inne, dużo wyższe oczekiwania. Należy do nich między innymi ukończenie studiów na kierunkach związanych z ekonomią i zarządzaniem, wręcz obowiązkowa jest również zaawansowana znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie. Oprócz tego, standardowym wymogiem jest także umiejętność obsługi programów z pakietu MS Office (głównie Word i Excel) oraz urządzeń biurowych, tj. komputer, faks, drukarka. Z racji tego, że jest to stanowisko kierownicze, preferowane jest kilkuletnie doświadczenie zawodowe.

Do przykładowych zadań kierownika biura należy organizacja spotkań firmowych, przygotowanie konferencji, planowanie rozmów kwalifikacyjnych, przygotowywanie dokumentów oraz pism urzędowych, realizowanie raportów, prowadzenie terminarza, współpracowanie z kontrahentami, a także nadzorowanie pracy podległych pracowników. Zakres obowiązków jest olbrzymi, jednak nie zawsze wygląda tak samo. W zależności od branży zmienia się obszar działań kierownika biura.

Metoda 5S w pracy Office Managera

Wysłany na 5 kwietnia 2017 przez KBadmin

Jeśli zadania wykonywane w biurze nie są wykonywane sprawnie i dobrze, warto zastanowić się dlaczego tak się dzieje. Generalnie są dwa wyjścia: albo wprowadzamy jakieś zmiany na wyczucie, albo działamy kompleksowo. I pomimo, że oczywistym wydaje się być uznanie dla drugiego rozwiązania, to jednak wciąż można zaobserwować nieefektywne działania prowadzone w dużej części biur.

Skutki działania na wyczucie rzadko sprawdzają się w organizacji. Dlatego każdy mądry Office Manager sięga po specjalistyczną wiedzę. Jedną z metod, która gromadzi ogromną rzeszę zwolenników, a przy tym ma niesamowite rezultaty, jest z pewnością metoda 5S. Jakie są jej założenia i na czym właściwie polega? O tym będzie traktował dzisiejszy post – zapraszam zatem do lektury.

Metoda 5S składa się z pięciu kroków, mających na celu wprowadzenie oraz utrzymanie porządku, klarowności i dyscypliny w miejscu wykonywania pracy.

Segregacja – ma na celu oczyszczenie naszego stanowiska pracy ze zbędnych przedmiotów, dokumentów i obiektów.
Systematyka – w tym kroku ustalamy miejsce dla każdego przedmiotu oraz dla każdej grupy przedmiotów. Warto zwrócić uwagę, na to, żeby w bliskim położeniu znalazły się przedmioty używane najczęściej.
Sprzątanie – czyli doprowadzenie do porządku stanowiska pracy w imię zasady “zostawiam w takim stanie w jakim zastałem”. A wszystko po to, żeby kolejny dzień zacząć znów w poczuciu czystości i porządku.
Standaryzacja – czyli krótko mówiąc opracowanie i zastosowanie do pracy zawodowej standardów umożliwiających utrzymanie trzech powyższych punktów w ryzach.
Samodyscyplina – Pilnowanie przestrzegania wszystkich zasad metody 5S. Sprawi, że stosowanie się do powyższych kroków wejdzie nam w nawyk.

Powyższa metoda wpisuje się w koncepcję zarządzania Lean. Dlatego tak wielu pracodawców umieszcza w ofertach pracy dla Kierowników Biura zapisy dotyczące wymaganej znajomości Lean management.

Kierownik czy Lider Zespołu?

Wysłany na 22 marca 2017 przez KBadmin

Czy samo kierowanie ludźmi jest wystarczające do tego, aby pracownicy słuchali osoby zarządzającej i rzetelnie oraz chętnie wykonywali swoje obowiązki? Co sprawia, że zespół realizuje swoje zadania w sposób nie tylko sumienny, ale również z żywą pasją? Co wyróżnia Kierowników, których zespoły osiągają ponadprzeciętne wyniki? Jak to się dzieje, że praca w jednym zespole jest przyjemna a w innym dostrzegamy diametralną różnicę w jakości pracy? Co jest kluczem do sukcesu?

Jeśli pracujesz jako Kierownik Biura, zastanów się na ile kierujesz ludźmi, a na ile jesteś ich Liderem. Jeśli funkcja Lidera zespołu to coś abstrakcyjnego dla Ciebie, a do tego wyniki osiągane przez Twój zespół pozostawiają wiele do życzenia, warto zastanowić się, jaki przykład dajesz swoim ludziom.

Czy obiło Ci się o uszy takie sformułowanie, że “za prawdziwym liderem pójdą tłumy”? Najlepsze zarządzanie wynika bowiem z dawania dobrego przykładu, a nie tylko rozdzielenia obowiązków i kontrolowania podwładnych. Pracownicy sami będą chętnie słuchać poleceń i z zaangażowaniem będą wykonywać zadania, jeśli współmierne zaangażowanie będą widzieć u Kierownika. Nie zapominajmy przecież, że Koordynator Biura jest również pracownikiem firmy. On również wykonuje swoją pracę, za który jest rozliczany przez osoby nad nim. Jeśli jego podejście do pracy będzie właściwe, z pewnością będzie naśladowane przez zespół. Często Kierownicy umieszczają w ofertach pracy w administracji, że wymagają od pracowników zaangażowania. Ale zaangażowanie będzie przecież siłą rzeczy widziane gołym okiem, kiedy zrodzi się z chęci podążania za Liderem.

Jak poradzić sobie z osobami przeszkadzającymi w pracy?

Wysłany na 7 lutego 2017 przez KBadmin

Chyba w każdym biurze można spotkać osobę, która lubi sobie pogadać. I o ile osoby nieśmiałe świetnie czują się w towarzystwie takiej osoby, bo w sumie mówi za dwie, to jednak w pracy nie jest to mile widziane. Dlaczego? Dlatego, że w pracy się pracuje a nie rozmawia. Oczywiście podczas załatwiania różnych spraw biznesowych, rozmowy są nieuniknione, a wręcz potrzebne. Komunikacja na wysokim poziomie pozwala na dokładne sprecyzowanie o co nam konkretnie chodzi. Ale rozmowy nie powinny przechodzić na tematy poboczne, nie związane z pracą, a bynajmniej nie powinny trwać one zbyt długo. Czasami warto zamienić parę słów w ramach nawiązywania pozytywnych relacji ze współpracownikami. Ale nigdy na tyle, żeby zaburzyć komuś czas pracy. Są jednak takie osoby, które nic sobie nie robią z tego, że komuś przeszkadzają w pracy. Mało tego, nie przyjdzie im nawet do głowy, że robią coś niestosownego.

Biuro administracyjne jest takim miejscem w firmie, które gromadzi tłumy pracowników. To w biurze firmy załatwia się chyba najwięcej spraw. Dział Administracyjny ma dlatego chyba najwięcej pracy. Żeby płynność została zachowana i tworzyły się zatory w pracy, konieczne jest dopilnowanie systemu pracy. Jeśli np. pojawi się taka osoba zagadująca pracowników, do gry powinien wkroczyć Kierownik ds. Administracyjnych. Zwrócenie uwagi tejże osobie powinno nastąpić na samym końcu. Pierwszy krok powinien zostać wykonany w kierunku bezpośredniego przełożonego przeszkadzającego pracownika, a jeśli to nie poskutkuje, dopiero można bezpośrednio zwrócić uwagę.

Następna strona »