KIEROWNIK BIURA

Kierownik biura obsługi klienta

Wysłany na przez

kierownik biuraCoraz więcej firm kładzie nacisk w swoich działaniach na obsługę klienta na możliwie jak najwyższym poziomie. Wiąże się to często z zatrudnianiem osób nadzorujących pracowników oraz sam proces obsługi klienta, czyli kierowników biur.

Kierownika biura obsługi klienta – obowiązki

Dbałość o najwyższą jakość obsługi klienta – tak w skrócie można określić obowiązki osoby na stanowisku kierownika biura obsługi klienta. Nie da się ukryć, że to dość ciężka praca, bo decydującym jest w niej tzw. czynnik ludzki, czyli coś, co trudno zaplanować i w jakikolwiek sposób opanować i przewidzieć.

Zarówno klienci, jak i doradcy, mają prawo do gorszego dnia. Choćby najlepiej opanowany skrypt rozmów nie pójdzie wtedy tak jak powinien. Wszystko się posypie, a zarówno klient, jak i doradca zakończą rozmowę sfrustrowani, bez załatwionej jak należy sprawy.

Czy praca na stanowisku kierownika biura obsługi klienta się opłaca?

W zależności od funkcjonowania działu, realizacji planu sprzedażowego (o ile taki jest) oraz tego, jak współpracuje dany zespół, pieniądze za piastowanie stanowiska mogą wahać się od 4000 zł brutto do nawet 6- 7 tys. wzwyż. Warto jednak zastanowić się nad tym, czy jesteśmy w stanie udźwignąć psychicznie ciężar zarządzania biurem, gdzie jedyne, czego można się spodziewać, to niespodziewane.

Jak wygląda rekrutacja na kierownika biura?

Wysłany na przez

rekrutacja do pracyRekrutacja zawsze jest stresującym i kłopotliwym procesem nie tylko dla samej osoby ubiegającej się o dane stanowisko, ale również dla rekrutera, który czasem spotyka się z różnego rodzaju śmiesznymi, ale i nieco przerażającymi sytuacjami. Szczególnie trudno rekrutuje się na stanowiska związane z kadrą kierowniczą, takie jak np. kierownik biura. Wówczas wymagania co do kandydata są nieco inne niż w przypadku szeregowych stanowisk, ale również kreatywność aplikujących na dane stanowisko często przekracza pewne normy.

Co jesteś w stanie zrobić, by dostać tę pracę?

Często na rozmowach o pracę, jednym z naszych zadań jest wykazanie się choćby minimalną kreatywnością. Minimalną to w tym przypadku słowo kluczowe, które często jest na wyrost interpretowane zwłaszcza przez osoby, które aplikują zupełnie z zewnątrz, nie rozumiejąc do końca polityki firmy. Często w ten sposób dochodzi do nadinterpretacji co do wymagań rekrutera i zwykle kończy się to niezbyt udanym, ale za to bardzo efektownym debiutem w szeregach danej firmy.

Pamiętajmy, że przesada nie jest wskazana w żadnej dziedzinie naszego życia, również podczas starań o nowe stanowisko pracy. Nie zdobędziemy przychylności rekrutera wulgarnym, wykraczającym poza granice dobrego smaku zachowaniem. Tu potrzeba raczej odrobiny taktu i wyczucia oraz dystansu do siebie i sytuacji, w której się znaleźliśmy.

Awanse wewnętrzne w firmach

Wysłany na przez

awansAby zostać kierownikiem biura, czasem wystarczy właściwie pracować w odpowiednim miejscu. Zdarzają się przypadki, kiedy to ktoś obejmuje posadę kierownika biura na drodze konkursu wewnątrz swojej firmy. To nie tylko łut szczęścia, ale również masa dodatkowych obowiązków oraz konieczność ułożenia na nowo stosunków z kolegami z pracy, które to po awansie powinny ulec pewnym zmianom.

Awans wewnętrzny a zarobki

Zwykle z objęciem nowego, ważnego stanowiska, łączą się również nieco większe zarobki. Warto mieć na uwadze, że kierownik biura zarobi prawdopodobnie o ok. 1/3 więcej niż na poprzednim stanowisku. To duża motywacja do wytężonej pracy. Warto jednak zauważyć, że chociaż dana osoba awansuje na papierze, musi dołożyć wszelkich starań, by zyskać sobie przychylność i autorytet kolegów z pracy. To zdaniem wielu osób, które awansowały właśnie w taki sposób, najtrudniejsze zadanie z jakim przyszło im się zmierzyć.

Warto wymagać innego traktowania od pracowników już na starcie, bo wtedy zwyczajnie będzie nam łatwiej i prościej przejść proces adaptacji na nowym stanowisku. Kiedy rzeczywiście możemy skupić się na pracy, zamiast na nowo układać relacje w firmie – to bardzo dobry moment również na zmianę nastawienia do samego siebie. Bo rozwój zawodowy musi iść bezwzględnie w parze z osobistym, w innym przypadku istnieje duże ryzyko, że na nowym stanowisku wypalimy się bardzo szybko. Za szybko.

Najwyższe zarobki kierowników biur w Polsce

Wysłany na przez

wynagrodzenie kierownika biuraKierownicy biur to osoby, które reprezentują daną jednostkę na zewnątrz oraz starają się w miarę możliwości koordynować działaniem biura. Stanowią oni również osoby kontaktowe dla lokalnych mediów oraz robią wszystko, by pracownicy wiedzieli, że jest ktoś, kto nie tylko dyscyplinuje, ale również stara się rozumieć dynamikę całej organizacji. Są miejsca w Polsce, gdzie praca kierownika biura jest wyjątkowo opłacalna.

Nie tylko mazowieckie

Województwo mazowieckie słynie z bardzo dobrego przyjmowania pracowników z każdej części naszego kraju, jednak tym razem warto zauważyć, że zarobki w stolicy przewyższają te pozyskiwane przez osoby pracujące na zachodzie kraju w firmach z kapitałem zagranicznym. Starają się oni przenosić zachodnie standardy na nasz rodzimy grunt, również jeśli chodzi o zarządzanie personelem, jak i zarobki. Często dyrektor biura zagranicznej firmy uczy się cały okres swojej kariery, jak traktować pracowników w taki sposób, by jak najpełniej utożsamiali się z firmą.

Warto wspomnieć również o zasadzie, że tak naprawdę interesy robimy nie z firmą, a z drugim człowiekiem. Jest to bardzo cenne spostrzeżenie, które często powtarzają kierownicy biur. Stosują się do niego natomiast Ci, którzy zarabiają najwięcej. Jak widać takie podejście – zarówno do partnerów biznesowych, jak i pracowników, jest najbardziej opłacalne.

Szkolenia dla kierowników

Wysłany na przez

szkolenieSzkolenia dla kierowników biur kojarzą się z paintballem i wyjazdem w góry. Owszem, to się zdarza, jednak nie każda firma dysponuje takimi funduszami, by móc przeprowadzić szkolenie z takim rozmachem. Zwykle jest to szkolenie przeprowadzane w mieście, gdzie znajduje się siedziba firmy, a zadania wykonywane przez obecnych lub przyszłych kierowników, nie są tak spektakularne, jak jest to przedstawione w filmach.

Przede wszystkim nauka

Wyjazd na szkolenie to zawsze kilka godzin prelekcji i minimum wykonywania zadań praktycznych – często w salach konferencyjnych zwyczajnie nie ma na to miejsca. Wiąże się to również, z tym że jednodniowe szkolenie zwykle musi pomieścić w sobie maksimum treści, przy minimum czasu wolnego. Zwykle czasem wolnym jest obiad, potem ewentualna wieczorna impreza. Chyba że w grę wchodzi kilkudniowe szkolenie, z  dala od firmy, o którym była mowa na początku tekstu – wówczas zwykle chodzi o szkolenie kompetencji miękkich, a te najlepiej szlifować na łonie natury.

Szkolenie dla kierowników biur mają na celu zaktualizowanie wiedzy, próbę podszkolenia swoich umiejętności z zakresu nowoczesnego delegowania zadań oraz zarządzania zespołem, a także skutecznego zarządzania. Większość tego typu szkoleń jest obligatoryjna. Słusznie, bo wówczas w pracownikach budzi się konieczność nauki. Często też po szkoleniach w wielu osobach rodzi się potrzeba dalszego zgłębiania poruszanych w trakcie szkolenia tematów.

Integracje pracownicze

Wysłany na przez

integracje pracowniczeIntegracje pracownicze kierownik biura zwykle zleca na początku tworzenia się nowego zespołu, w nowej siedzibie firmy. Potem za swoje integracje pracownicy odpowiadają sami. To błąd, bo kierownik jest osobą, która powinna czuwać, by owe integracje odbywały się na tyle często, by skutecznie scalać zespól, czyli spełniać swoją rolę.

Gdzie i kiedy integrować zespół?

Kierownik biura powinien zatroszczyć się o dobry research wśród pracowników, co do atmosfery w pracy. Warto przeprowadzić integrację po raz drugi, kiedy np. cały zespół wykonał trudny projekt, który wymagał od zespołu maksimum zaangażowania. Wówczas nastroje mogą być bardzo nerwowe, ponieważ każdy próbował za wszelką cenę zdążyć ze swoim zadaniem na czas. Kolejnym dobrym momentem jest wprowadzanie pojedynczych nowych pracowników do struktur firmy. Zapewne trudno im będzie na co dzień  w pracy spróbować zintegrować się na dobre z nowymi kolegami.

Bezwzględnie integrację warto przeprowadzić, gdy w zespole stworzyły się podgrupki, które wydają się rywalizować z pozostałymi. Wówczas trzeba oczyścić atmosferę jak najszybciej, zanim zacznie to mieć odzwierciedlenie w wynikach firmy. Wówczas może być za późno, bo pracownikom mógł spodobać się taki sposób pracy, który przynosił efekty w postaci zadowalających wyników. Jednym zdaniem – kierownik musi stale trzymać rękę na pulsie.

Kierownik biura – koordynator

Wysłany na przez

kierownik biuraKierowanie biurem niesie ze sobą wiele obowiązków, które są związane nie tyle z funkcjonowaniem samego biura, co z koordynowaniem pracy zatrudnionych w nim osób. Często wymaga to bardzo dobrej organizacji pracy, ale również znajomości współpracowników oraz ich indywidualnych predyspozycji.

Kierownik biura jako zarządzający personelem

Koordynowanie pracy biura to często znajomość sytuacji w dziale kadr. Czasem kierownik biura zajmuje się również tą profesją, przez co ma nieco więcej obowiązków, ale również wzrasta jego wiedza co do aktualnej sytuacji pracowników. To bardzo ważne – wówczas łatwiej planować zadania dla konkretnych osób.

Biuro to nie tylko miejsce załatwiania konkretnych spraw, ale przede wszystkim ludzie, którzy sprawiają, że funkcjonuje ono w przyjazny dla interesanta sposób. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie bardzo dobra organizacja pracy oraz kierownik, który weryfikuje wykonywanie zadań i potrafi zmotywować pracowników do efektywnej pracy.

Cechy dobrego kierownika biura

Wysłany na przez

cechy kierownika biuraKażde zajęcie związane z kierowaniem ludźmi lub zarządzaniem biurem, jest bardzo wszechstronnym zajęciem, które wymaga nienagannej prezencji, łatwego nawiązywania kontaktów interpersonalnych oraz umiejętności bycia elastycznym i reagowania na potrzebę chwili.

To, co ważne na stanowisku kierownika biura

Nie da się ukryć, że jest to jeden z zawodów, gdzie wielozadaniowość jest wpisana w codzienność. To pełnienie nie tylko funkcji reprezentatywnych, ale również zarządzanie wyposażeniem, pilnowanie jakości obsługi klientów oraz pełnienie funkcji administracyjnych. To dość bogaty wachlarz zadań, jednak zdaniem kierowników biur, da się im podołać i wykonywać je codziennie, bez szczególnych zdolności na starcie. Osoba na tym stanowisku przede wszystkim musi być uśmiechnięta, otwarta i dobrze zorganizowana.

To ciekawa praca, do której często zgłaszają się pracownicy administracyjni lub osoby wcześniej zajmujące stanowiska asystenckie. Jest to zapewne spowodowane tym, że na tym stanowisku można samodzielnie rozwinąć skrzydła i pracować na swój wizerunek, przy okazji dbając o wizerunek firmy.

Stres w pracy kierownika biura

Wysłany na przez

stresKadry kierownicze na co dzień zmagają się ze stresem związanym z kierowaniem grupą ludzi. To jednak nie jedyne stresory, które czyhają na dane osoby na stanowiskach kierowników biur. Często mamy tam do czynienia z roszczeniami nie tylko od pracowników, ale również od interesantów, którzy ilekroć dzieje się coś złego, żądają natychmiast rozmowy z kierownikiem.

Stresująca odpowiedzialność kierownika biura

Kierownik biura ma wiele zadań, związanych z koordynowaniem danej placówki oraz jej godnym reprezentowaniem. To dość trudne, zwłaszcza, gdy w grę wchodzi czynnik ludzki, związany choćby z właściwościami psychicznymi i charakterem danej osoby. Są osoby wyjątkowo nerwowe, które niełatwo radzą sobie z nadmiarem stresu. Są również takie, które nadużywają swojego stanowiska i gdy przychodzi im zdać sobie z tego sprawę, dochodzi do wielu nieprzyjemnych sytuacji.

Każdy kierownik powinien dołożyć wszelkich starań, aby piastowane przez niego stanowisko nie pozbawiało go trzeźwej oceny sytuacji oraz zdrowia, które teraz dość trudno podreperować zwłaszcza, gdy szkody w nim poczynił stres.

Wymagane kwalifikacje na stanowisku kierownika biura

Wysłany na przez

wymaganiaObejmując kierownicze stanowiska, zwykle otrzymujemy pakiet wymagań, które musimy spełnić, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Chodzi tu nie tylko znajomość języków obcych, ale również o kierunkowe wykształcenie i cechy osobowościowe.

Dobra prezencja i czynniki stresowe

Wśród wielu wymagań stawianych przed osobami na tym stanowisku, są również dobre radzenie sobie ze stresem oraz szybkie przyswajanie wiedzy. Ważne jest również działanie pod presją czasu – musi ono być maksymalnie efektywne. Cechy te ważne są na każdym stanowisku, nie tylko w pracy kierownika biura. Czasem ilość zadań bywa dość przytłaczająca, jednak warto je podejmować i angażować się w ich realizację jak najlepiej.

Bywa, że niektóre osoby obawiają się kierowania biurem. Obawiają się stresu oraz tego, że ilość zadań będzie zbyt duża, aby wykonać wszystkie na jak najwyższym poziomie. Przy dobrej organizacji wszystko da się zrobić tak, aby jak najmniej do zrobienia zostawało na kolejny dzień pracy. Ważna jest tu również umiejętność analizowania oraz delegowania zadań oraz ich odpowiedniego rozplanowywania. Wówczas można z tej pracy czerpać mnóstwo satysfakcji i przyjemności.