Metoda 5S w pracy Office Managera

Jeśli zadania wykonywane w biurze nie są wykonywane sprawnie i dobrze, warto zastanowić się dlaczego tak się dzieje. Generalnie są dwa wyjścia: albo wprowadzamy jakieś zmiany na wyczucie, albo działamy kompleksowo. I pomimo, że oczywistym wydaje się być uznanie dla drugiego rozwiązania, to jednak wciąż można zaobserwować nieefektywne działania prowadzone w dużej części biur.

Skutki działania na wyczucie rzadko sprawdzają się w organizacji. Dlatego każdy mądry Office Manager sięga po specjalistyczną wiedzę. Jedną z metod, która gromadzi ogromną rzeszę zwolenników, a przy tym ma niesamowite rezultaty, jest z pewnością metoda 5S. Jakie są jej założenia i na czym właściwie polega? O tym będzie traktował dzisiejszy post – zapraszam zatem do lektury.

Metoda 5S składa się z pięciu kroków, mających na celu wprowadzenie oraz utrzymanie porządku, klarowności i dyscypliny w miejscu wykonywania pracy.

1. Segregacja – ma na celu oczyszczenie naszego stanowiska pracy ze zbędnych przedmiotów, dokumentów i obiektów.
2. Systematyka – w tym kroku ustalamy miejsce dla każdego przedmiotu oraz dla każdej grupy przedmiotów. Warto zwrócić uwagę, na to, żeby w bliskim położeniu znalazły się przedmioty używane najczęściej.
3. Sprzątanie – czyli doprowadzenie do porządku stanowiska pracy w imię zasady “zostawiam w takim stanie w jakim zastałem”. A wszystko po to, żeby kolejny dzień zacząć znów w poczuciu czystości i porządku.
4. Standaryzacja – czyli krótko mówiąc opracowanie i zastosowanie do pracy zawodowej standardów umożliwiających utrzymanie trzech powyższych punktów w ryzach.
5. Samodyscyplina – Pilnowanie przestrzegania wszystkich zasad metody 5S. Sprawi, że stosowanie się do powyższych kroków wejdzie nam w nawyk.

Powyższa metoda wpisuje się w koncepcję zarządzania Lean. Dlatego tak wielu pracodawców umieszcza w ofertach pracy dla Kierowników Biura zapisy dotyczące wymaganej znajomości Lean management.