Rekrutacja do pracy – KIEROWNIK BIURA

Wymagane kwalifikacje na stanowisku kierownika biura

Wysłany na 20 sierpnia 2018 przez KBadmin

Obejmując kierownicze stanowiska, zwykle otrzymujemy pakiet wymagań, które musimy spełnić, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Chodzi tu nie tylko znajomość języków obcych, ale również o kierunkowe wykształcenie i cechy osobowościowe.

Dobra prezencja i czynniki stresowe

Wśród wielu wymagań stawianych przed osobami na tym stanowisku, są również dobre radzenie sobie ze stresem oraz szybkie przyswajanie wiedzy. Ważne jest również działanie pod presją czasu – musi ono być maksymalnie efektywne. Cechy te ważne są na każdym stanowisku, nie tylko w pracy kierownika biura. Czasem ilość zadań bywa dość przytłaczająca, jednak warto je podejmować i angażować się w ich realizację jak najlepiej.

Bywa, że niektóre osoby obawiają się kierowania biurem. Obawiają się stresu oraz tego, że ilość zadań będzie zbyt duża, aby wykonać wszystkie na jak najwyższym poziomie. Przy dobrej organizacji wszystko da się zrobić tak, aby jak najmniej do zrobienia zostawało na kolejny dzień pracy. Ważna jest tu również umiejętność analizowania oraz delegowania zadań oraz ich odpowiedniego rozplanowywania. Wówczas można z tej pracy czerpać mnóstwo satysfakcji i przyjemności.

Kierownik biura na straży porządku w firmie

Wysłany na 30 grudnia 2017 przez KBadmin

Każda dobrze zorganizowana firma powinna posiadać biuro. Większe firmy potrzebują również wsparcia kierownika biura, aby to na nim spoczywała odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie biura i utrzymanie porządku w dokumentacji. Ale nie tylko dokumentami zajmuje się kierownik – na tym stanowisku liczba zadań jest dużo większa, dlatego też kandydat musi wykazywać się takimi cechami jak samodzielność i doskonała organizacja pracy – nie tylko własnej, ale również innych członków teamu.

Pracodawcy wiedząc, że nowa osoba może sobie nie poradzić z szybkim wdrożeniem się do działalności firmy, niejednokrotnie do objęcia tej posady wybierają pracownika, który już pracuje w przedsiębiorstwie, ale na innym stanowisku. Wówczas zdecydowanie łatwiej i z mniejszą presją udaje mu się przyswoić i realizować oczekiwanie przez szefostwo zadania.

A, jak już wspomnieliśmy, tych zadań jest całkiem sporo. Oczywiście nie w każdej firmie wyglądają one tak samo, ale do najczęściej powtarzających się obowiązków w ogłoszeniach o pracę należą: kontakt z klientami, redagowanie pism i wniosków, organizacja pracy zespołu, współpraca z innymi działami, obsługa spotkań biznesowych, wsparcie pracy przełożonego, etc.

Gołym okiem widać, że tych zadań jest bardzo dużo. Dlatego kandydat na to stanowisko musi mieć świadomość, że powinien dbać nie tylko o swoje umiejętności i wiedzę, ale i o kondycję psychiczną, na którą składa się także troska o dobrą pamięć i koncentrację.

Kierownik biura – kto ma szansę na tę pracę?

Wysłany na 29 grudnia 2017 przez KBadmin

Praca biurowa niektórym wydaje się czymś banalnym, co nie wymaga specjalnych kwalifikacji. Kojarzy się głównie z obsługą komputera, a to w dzisiejszych czasach potrafi każdy. Obserwując ogłoszenia o pracę i widząc, że na takim stanowisku wymagane są czynności typu rozmowy telefoniczne z klientami i kontrahentami, redagowanie dokumentów, wystawianie faktur, obsługa korespondencji, można pomyśleć, że to naprawdę praca, którą jest w stanie wykonywać większość osób – bez studiów lub bez doświadczenia zawodowego. A to bardzo błędne myślenie.

Owszem, część tych obowiązków wydaje się prosta, jednak trzeba mieć świadomość, że trudność nie polega na wykonywaniu pojedynczych zadań, a na robieniu tego efektywnie i pod presją czasu. Jednocześnie klient może domagać się faktury, zadzwoni pracownik banku, przyjdzie kurier z paczką, a na dodatek za kilka minut odbędzie się spotkanie – niewiele osób posiada takie zdolności organizacyjne, aby móc pogodzić wiele zadań naraz i zrobić to na najwyższym poziomie. Wszak nawet rozmowa z pracownikiem banku wymaga niemałej wiedzy i elokwencji.

Dlatego na tę pracę szansę mają osoby o doskonałej umiejętności planowania pracy swojej i reszty zespołu. Dodatkowo należy być odpornym na stres i zdyscyplinowanym. Niestety, to cechy, które wcale nie są często spotykane.

Kierownik biura czy po prostu sekretarka?

Wysłany na 29 grudnia 2017 przez KBadmin

Wielu pracodawców, chcąc skusić wykształcone osoby o wysokich kwalifikacjach do pracy na stanowiskach poniżej ich możliwości, nierzadko stosują skomplikowane (zwykle zaczerpnięte z języka angielskiego) nazwy stanowisk, aby brzmiały bardziej zachęcająco. Niestety, tyczy się to również funkcji kierownika biura. Coraz częściej możemy znaleźć ogłoszenia, w których zadania dla sekretarki, a nawet stażysty, są identyczne jak te na stanowisku kierownika biura.

Nie byłoby w tym nic oburzającego, gdyby nie fakt, że kierownik ten wcale nie ma „kierowniczej” pensji, czyli adekwatnej do powagi posady. Można zatem stwierdzić, że nazwa „kierownik biura” jest tylko wabikiem, aby kandydaci chętniej wysyłali swoje aplikacje i mogli poczuć, że pełnią wyjątkową rolę w teamie.

Niestety, jeśli w ogłoszeniu widzimy, że wymagania są dosyć niskie, czyli od kandydata oczekuje się niewiele ponad umiejętność obsługi Worda i drukarki, odbierania telefonów i prowadzenia terminarza, a ponadto oferuje mu się umowę zlecenie, to powinniśmy podchodzić ostrożnie do takich firm. Pozwala to zauważyć, że funkcja kierownicza jest tylko na papierze, a w rzeczywistości na kierownika czekają zadania pracownika najniższego szczebla.