W biurze – KIEROWNIK BIURA

Kierownik biura obsługi klienta

Wysłany na 25 czerwca 2019 przez KBadmin

Coraz więcej firm kładzie nacisk w swoich działaniach na obsługę klienta na możliwie jak najwyższym poziomie. Wiąże się to często z zatrudnianiem osób nadzorujących pracowników oraz sam proces obsługi klienta, czyli kierowników biur.

Kierownika biura obsługi klienta – obowiązki

Dbałość o najwyższą jakość obsługi klienta – tak w skrócie można określić obowiązki osoby na stanowisku kierownika biura obsługi klienta. Nie da się ukryć, że to dość ciężka praca, bo decydującym jest w niej tzw. czynnik ludzki, czyli coś, co trudno zaplanować i w jakikolwiek sposób opanować i przewidzieć.

Zarówno klienci, jak i doradcy, mają prawo do gorszego dnia. Choćby najlepiej opanowany skrypt rozmów nie pójdzie wtedy tak jak powinien. Wszystko się posypie, a zarówno klient, jak i doradca zakończą rozmowę sfrustrowani, bez załatwionej jak należy sprawy.

Czy praca na stanowisku kierownika biura obsługi klienta się opłaca?

W zależności od funkcjonowania działu, realizacji planu sprzedażowego (o ile taki jest) oraz tego, jak współpracuje dany zespół, pieniądze za piastowanie stanowiska mogą wahać się od 4000 zł brutto do nawet 6- 7 tys. wzwyż. Warto jednak zastanowić się nad tym, czy jesteśmy w stanie udźwignąć psychicznie ciężar zarządzania biurem, gdzie jedyne, czego można się spodziewać, to niespodziewane.

Najwyższe zarobki kierowników biur w Polsce

Wysłany na 4 lutego 2019 przez KBadmin

Kierownicy biur to osoby, które reprezentują daną jednostkę na zewnątrz oraz starają się w miarę możliwości koordynować działaniem biura. Stanowią oni również osoby kontaktowe dla lokalnych mediów oraz robią wszystko, by pracownicy wiedzieli, że jest ktoś, kto nie tylko dyscyplinuje, ale również stara się rozumieć dynamikę całej organizacji. Są miejsca w Polsce, gdzie praca kierownika biura jest wyjątkowo opłacalna.

Nie tylko mazowieckie

Województwo mazowieckie słynie z bardzo dobrego przyjmowania pracowników z każdej części naszego kraju, jednak tym razem warto zauważyć, że zarobki w stolicy przewyższają te pozyskiwane przez osoby pracujące na zachodzie kraju w firmach z kapitałem zagranicznym. Starają się oni przenosić zachodnie standardy na nasz rodzimy grunt, również jeśli chodzi o zarządzanie personelem, jak i zarobki. Często dyrektor biura zagranicznej firmy uczy się cały okres swojej kariery, jak traktować pracowników w taki sposób, by jak najpełniej utożsamiali się z firmą.

Warto wspomnieć również o zasadzie, że tak naprawdę interesy robimy nie z firmą, a z drugim człowiekiem. Jest to bardzo cenne spostrzeżenie, które często powtarzają kierownicy biur. Stosują się do niego natomiast Ci, którzy zarabiają najwięcej. Jak widać takie podejście – zarówno do partnerów biznesowych, jak i pracowników, jest najbardziej opłacalne.

Kierownik biura – koordynator

Wysłany na 6 listopada 2018 przez KBadmin

Kierowanie biurem niesie ze sobą wiele obowiązków, które są związane nie tyle z funkcjonowaniem samego biura, co z koordynowaniem pracy zatrudnionych w nim osób. Często wymaga to bardzo dobrej organizacji pracy, ale również znajomości współpracowników oraz ich indywidualnych predyspozycji.

Kierownik biura jako zarządzający personelem

Koordynowanie pracy biura to często znajomość sytuacji w dziale kadr. Czasem kierownik biura zajmuje się również tą profesją, przez co ma nieco więcej obowiązków, ale również wzrasta jego wiedza co do aktualnej sytuacji pracowników. To bardzo ważne – wówczas łatwiej planować zadania dla konkretnych osób.

Biuro to nie tylko miejsce załatwiania konkretnych spraw, ale przede wszystkim ludzie, którzy sprawiają, że funkcjonuje ono w przyjazny dla interesanta sposób. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie bardzo dobra organizacja pracy oraz kierownik, który weryfikuje wykonywanie zadań i potrafi zmotywować pracowników do efektywnej pracy.

Cechy dobrego kierownika biura

Wysłany na 2 października 2018 przez KBadmin

Każde zajęcie związane z kierowaniem ludźmi lub zarządzaniem biurem, jest bardzo wszechstronnym zajęciem, które wymaga nienagannej prezencji, łatwego nawiązywania kontaktów interpersonalnych oraz umiejętności bycia elastycznym i reagowania na potrzebę chwili.

To, co ważne na stanowisku kierownika biura

Nie da się ukryć, że jest to jeden z zawodów, gdzie wielozadaniowość jest wpisana w codzienność. To pełnienie nie tylko funkcji reprezentatywnych, ale również zarządzanie wyposażeniem, pilnowanie jakości obsługi klientów oraz pełnienie funkcji administracyjnych. To dość bogaty wachlarz zadań, jednak zdaniem kierowników biur, da się im podołać i wykonywać je codziennie, bez szczególnych zdolności na starcie. Osoba na tym stanowisku przede wszystkim musi być uśmiechnięta, otwarta i dobrze zorganizowana.

To ciekawa praca, do której często zgłaszają się pracownicy administracyjni lub osoby wcześniej zajmujące stanowiska asystenckie. Jest to zapewne spowodowane tym, że na tym stanowisku można samodzielnie rozwinąć skrzydła i pracować na swój wizerunek, przy okazji dbając o wizerunek firmy.

Stres w pracy kierownika biura

Wysłany na 31 sierpnia 2018 przez KBadmin

Kadry kierownicze na co dzień zmagają się ze stresem związanym z kierowaniem grupą ludzi. To jednak nie jedyne stresory, które czyhają na dane osoby na stanowiskach kierowników biur. Często mamy tam do czynienia z roszczeniami nie tylko od pracowników, ale również od interesantów, którzy ilekroć dzieje się coś złego, żądają natychmiast rozmowy z kierownikiem.

Stresująca odpowiedzialność kierownika biura

Kierownik biura ma wiele zadań, związanych z koordynowaniem danej placówki oraz jej godnym reprezentowaniem. To dość trudne, zwłaszcza, gdy w grę wchodzi czynnik ludzki, związany choćby z właściwościami psychicznymi i charakterem danej osoby. Są osoby wyjątkowo nerwowe, które niełatwo radzą sobie z nadmiarem stresu. Są również takie, które nadużywają swojego stanowiska i gdy przychodzi im zdać sobie z tego sprawę, dochodzi do wielu nieprzyjemnych sytuacji.

Każdy kierownik powinien dołożyć wszelkich starań, aby piastowane przez niego stanowisko nie pozbawiało go trzeźwej oceny sytuacji oraz zdrowia, które teraz dość trudno podreperować zwłaszcza, gdy szkody w nim poczynił stres.

Kierownik biura poselskiego

Wysłany na 13 sierpnia 2018 przez KBadmin

Często w różnego rodzaju programach, filmach i serialach, pojawia się osoba będąca kierownikiem biura znanego polityka. Rzadko jednak wykonuje ona tam inne zadania poza parzeniem kawy, odbieraniem poczty i niegdyś wysyłaniem faksów. Prawda na temat tego stanowiska wygląda nieco inaczej.

Praca jak każda inna

Decydując się na przyjęcie propozycji objęcia posady kierownika biura poselskiego, musimy liczyć się z obcowaniem z wieloma interesantami – od przedstawicieli różnego rodzaju instytucji, do innych polityków. Często również pojawiają się dziennikarze, nie zawsze z dobrymi zamiarami. Warto umieć rozmawiać z takimi osobami i umieć wykazać się elokwencją i asertywnością w działaniu. Ważna jest również umiejętność odpowiadania na pytania – nawet te najbardziej niewygodne.

Tak jak każdego kierownika biura, tak i na tym stanowisku obowiązuje nienaganna kultura osobista. Punktualność i dyspozycyjność również są w cenie. Obowiązkowa jest znajomość języków obcych – przynajmniej dwóch. Nienaganna prezencja oraz wysoka kultura osobista również powinny pomóc w zdobyciu pracy na tym stanowisku.

Kierownik biura na straży porządku w firmie

Wysłany na 30 grudnia 2017 przez KBadmin

Każda dobrze zorganizowana firma powinna posiadać biuro. Większe firmy potrzebują również wsparcia kierownika biura, aby to na nim spoczywała odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie biura i utrzymanie porządku w dokumentacji. Ale nie tylko dokumentami zajmuje się kierownik – na tym stanowisku liczba zadań jest dużo większa, dlatego też kandydat musi wykazywać się takimi cechami jak samodzielność i doskonała organizacja pracy – nie tylko własnej, ale również innych członków teamu.

Pracodawcy wiedząc, że nowa osoba może sobie nie poradzić z szybkim wdrożeniem się do działalności firmy, niejednokrotnie do objęcia tej posady wybierają pracownika, który już pracuje w przedsiębiorstwie, ale na innym stanowisku. Wówczas zdecydowanie łatwiej i z mniejszą presją udaje mu się przyswoić i realizować oczekiwanie przez szefostwo zadania.

A, jak już wspomnieliśmy, tych zadań jest całkiem sporo. Oczywiście nie w każdej firmie wyglądają one tak samo, ale do najczęściej powtarzających się obowiązków w ogłoszeniach o pracę należą: kontakt z klientami, redagowanie pism i wniosków, organizacja pracy zespołu, współpraca z innymi działami, obsługa spotkań biznesowych, wsparcie pracy przełożonego, etc.

Gołym okiem widać, że tych zadań jest bardzo dużo. Dlatego kandydat na to stanowisko musi mieć świadomość, że powinien dbać nie tylko o swoje umiejętności i wiedzę, ale i o kondycję psychiczną, na którą składa się także troska o dobrą pamięć i koncentrację.

Dlaczego kierownik biura powinien pamiętać o odpoczynku?

Wysłany na 30 grudnia 2017 przez KBadmin

Kierownik biura to jedno z niewielu stanowisk, które wymaga realizowania na bieżąco tak dużej liczby zadań jednocześnie. Można stwierdzić, że posada ta łączy w sobie kilka stanowisk – asystenta, recepcjonisty, managera, księgowego, a czasem i samego szefa firmy. Mimo że każde z tych stanowisk posiada do tego oddelegowaną osobę, to kierownik biura musi kontrolować wykonywaną pracę przez cały zespół. Co więcej, w wielu przypadkach oznacza to nie tylko doglądanie pracowników i weryfikowanie poprawności efektów ich pracy, ale i wsparcie ich w tychże obowiązkach.

Może się zdarzyć, że kierownik biura jednego dnia odbędzie spotkanie z klientami, wizytę w urzędzie i banku, odbierze dziesiątki telefonów, wyśle mnóstwo maili i zorganizuje konferencje – ten natłok zadań sprawia, że kierownik biura musi mieć wypoczęty umysł i być w pełni skoncentrowanym. W takim pośpiechu nie jest to łatwe, ale kierownik biura powinien pamiętać o relaksie poza pracą, gdyż w przeciwnym razie nie będzie efektywnym pracownikiem, szybko się wypali, a może nawet skończy się to jakąś chorobą.

Nie jest trudno o zaburzenia psychiczne pracując w ciągłym stresie. Depresja i nerwica to bardzo częste choroby, które występują wśród kadry zarządzającej i innych osób żyjących w nieustannym napięciu. Odpowiedzialny pracownik wie, że musi dbać o kondycję psychiczną. O to samo powinien zadbać pracodawca.

Kierownik biura – kto ma szansę na tę pracę?

Wysłany na 29 grudnia 2017 przez KBadmin

Praca biurowa niektórym wydaje się czymś banalnym, co nie wymaga specjalnych kwalifikacji. Kojarzy się głównie z obsługą komputera, a to w dzisiejszych czasach potrafi każdy. Obserwując ogłoszenia o pracę i widząc, że na takim stanowisku wymagane są czynności typu rozmowy telefoniczne z klientami i kontrahentami, redagowanie dokumentów, wystawianie faktur, obsługa korespondencji, można pomyśleć, że to naprawdę praca, którą jest w stanie wykonywać większość osób – bez studiów lub bez doświadczenia zawodowego. A to bardzo błędne myślenie.

Owszem, część tych obowiązków wydaje się prosta, jednak trzeba mieć świadomość, że trudność nie polega na wykonywaniu pojedynczych zadań, a na robieniu tego efektywnie i pod presją czasu. Jednocześnie klient może domagać się faktury, zadzwoni pracownik banku, przyjdzie kurier z paczką, a na dodatek za kilka minut odbędzie się spotkanie – niewiele osób posiada takie zdolności organizacyjne, aby móc pogodzić wiele zadań naraz i zrobić to na najwyższym poziomie. Wszak nawet rozmowa z pracownikiem banku wymaga niemałej wiedzy i elokwencji.

Dlatego na tę pracę szansę mają osoby o doskonałej umiejętności planowania pracy swojej i reszty zespołu. Dodatkowo należy być odpornym na stres i zdyscyplinowanym. Niestety, to cechy, które wcale nie są często spotykane.

Kierownik biura czy po prostu sekretarka?

Wysłany na 29 grudnia 2017 przez KBadmin

Wielu pracodawców, chcąc skusić wykształcone osoby o wysokich kwalifikacjach do pracy na stanowiskach poniżej ich możliwości, nierzadko stosują skomplikowane (zwykle zaczerpnięte z języka angielskiego) nazwy stanowisk, aby brzmiały bardziej zachęcająco. Niestety, tyczy się to również funkcji kierownika biura. Coraz częściej możemy znaleźć ogłoszenia, w których zadania dla sekretarki, a nawet stażysty, są identyczne jak te na stanowisku kierownika biura.

Nie byłoby w tym nic oburzającego, gdyby nie fakt, że kierownik ten wcale nie ma „kierowniczej” pensji, czyli adekwatnej do powagi posady. Można zatem stwierdzić, że nazwa „kierownik biura” jest tylko wabikiem, aby kandydaci chętniej wysyłali swoje aplikacje i mogli poczuć, że pełnią wyjątkową rolę w teamie.

Niestety, jeśli w ogłoszeniu widzimy, że wymagania są dosyć niskie, czyli od kandydata oczekuje się niewiele ponad umiejętność obsługi Worda i drukarki, odbierania telefonów i prowadzenia terminarza, a ponadto oferuje mu się umowę zlecenie, to powinniśmy podchodzić ostrożnie do takich firm. Pozwala to zauważyć, że funkcja kierownicza jest tylko na papierze, a w rzeczywistości na kierownika czekają zadania pracownika najniższego szczebla.

Następna strona »