Czy zajmuje się Kierownik Biura? Jaki jest zakres jego obowiązków? Do kogo raportuje? Ile osób liczy zespół, którym zarządza? Z jakimi działami w firmie współpracuje? W dzisiejszym poście przybliżę to stanowisko pracy.
Zacznijmy od zakresu obowiązków, których jest niemało. Po pierwsze obieg dokumentów przychodzących i wychodzących. Przyjmowanie listów i paczek oraz ich wysyłanie do kontrahentów. Koordynowanie dostaw do biura – kontaktowanie się z dostawcami, składanie zamówień, odbiór i kontrola. Dbanie o zaopatrzenie – kuchnia, łazienka oraz wszelkie pomieszczenia biurowe. Obieg informacji w całej firmie. Rezerwowanie biletów, sal konferencyjnych na eventy, hoteli na wyjazdy służbowe. Aktualizowanie numerów telefonów oraz adresów mailowych. Często również sprawowanie pieczy nad listą obecności pracowników. Ogólne czuwanie i dopinanie wszystkiego na ostatni guzik.
Kierownik Biura często nazywany jest również Kierownikiem Administracyjnym. Jeśli chodzi o raportowanie, to w zależności od wielkości firmy, może podlegać Dyrektorowi Oddziału czy też Dyrektorowi Administracyjnemu. W przypadku mniejszych firm – bezpośrednio do Prezesa.
Można powiedzieć, że współpracuje z każdym działem. Każdy pracownik przecież może potrzebować materiałów do pracy, bądź zgłosić jakąś ważna informację. Natomiast w przypadku szczególnie większych organizacji, komunikacja przebiega za pośrednictwem Kierowników poszczególnych działów.
W biurze, w którym zarządza Office Manager, pracować może ok. 5-10 osób, choć to i tak zależy od wielkości firmy. Kierownik Biura może awansować na Kierownika ds. Administracji, a kolejnym szczeblem kariery może być stanowisko Project Managera.