Styczeń 2017 – KIEROWNIK BIURA

Zakres obowiązków Office Managera

Wysłany na 31 stycznia 2017 przez KBadmin

Czy zajmuje się Kierownik Biura? Jaki jest zakres jego obowiązków? Do kogo raportuje? Ile osób liczy zespół, którym zarządza? Z jakimi działami w firmie współpracuje? W dzisiejszym poście przybliżę to stanowisko pracy.

Zacznijmy od zakresu obowiązków, których jest niemało. Po pierwsze obieg dokumentów przychodzących i wychodzących. Przyjmowanie listów i paczek oraz ich wysyłanie do kontrahentów. Koordynowanie dostaw do biura – kontaktowanie się z dostawcami, składanie zamówień, odbiór i kontrola. Dbanie o zaopatrzenie – kuchnia, łazienka oraz wszelkie pomieszczenia biurowe. Obieg informacji w całej firmie. Rezerwowanie biletów, sal konferencyjnych na eventy, hoteli na wyjazdy służbowe. Aktualizowanie numerów telefonów oraz adresów mailowych. Często również sprawowanie pieczy nad listą obecności pracowników. Ogólne czuwanie i dopinanie wszystkiego na ostatni guzik.

Kierownik Biura często nazywany jest również Kierownikiem Administracyjnym. Jeśli chodzi o raportowanie, to w zależności od wielkości firmy, może podlegać Dyrektorowi Oddziału czy też Dyrektorowi Administracyjnemu. W przypadku mniejszych firm – bezpośrednio do Prezesa.

Można powiedzieć, że współpracuje z każdym działem. Każdy pracownik przecież może potrzebować materiałów do pracy, bądź zgłosić jakąś ważna informację. Natomiast w przypadku szczególnie większych organizacji, komunikacja przebiega za pośrednictwem Kierowników poszczególnych działów.

W biurze, w którym zarządza Office Manager, pracować może ok. 5-10 osób, choć to i tak zależy od wielkości firmy. Kierownik Biura może awansować na Kierownika ds. Administracji, a kolejnym szczeblem kariery może być stanowisko Project Managera.

Jak mądrze planować pracę?

Wysłany na 23 stycznia 2017 przez KBadmin

Coraz częściej do mnie piszecie z prośbą o podanie sposobów na dobrą organizację pracy. Wychodzę zatem naprzeciw waszym oczekiwaniom. Mój sposób być może dla niektórych nie będzie większym odkryciem, ale jeśli komuś się przyda w pracy zawodowej, będę niezwykle zadowolony.

Sposobem, który polecam jako pierwszy, jest spisanie zadań na kolejny dzień, pod koniec danego dnia. Nie ma lepszego sposobu na rozpoczęcie dnia pracy, jeśli doskonale wiemy co mamy do zrobienia. Najlepiej jest ustalić czynności do wykonania w poszczególnych przedziałach czasowych. Np. jeśli mamy do ogarnięcia odpowiedzi na maile, ustalmy czas ok. 1 godziny. Dzięki takiemu ograniczeniu czasowemu, bardziej się sprężymy z pracą.

Wiele osób pracujących w biurze, nie może wykorzystać tego sposobu, ponieważ nowego dnia pewnie pojawiłyby się kolejne zadania. Ważną rolę odgrywa tutaj Kierownik biura i jego mądre rozplanowanie pracy dla całego zespołu. Jeśli zarządzasz ludźmi, ten sposób może być dla Ciebie przydatny.

Po pierwsze – ustal priorytety. Nie ma nic gorszego brak klarowności, za co mamy się najpierw wziąć. Priorytety (zadania ważne i pilne) powinny uwzględniać dobro całej firmy a nie tylko swojego działu. Drugie w kolejności powinny być czynności również ważne, ale mniej pilne. Kolejne do wykonania powinny być zadania mniej ważne i niezbyt pilne. A na końcu zadania, które możemy zlecić komuś innemu.

Po drugie – określ czas realizacji. Będę przy tym obstawać, ponieważ już dawno zostało udowodnione, że określenie czasu działa bardzo efektywnie.

Po trzecie – odpoczynek i relaks też są ważne. Podczas intensywnej pracy nie wolno zapomnieć o zasłużonym odpoczynku. Przerwy najlepiej robić po każdej przepracowanej godzinie (minimum 5 minut) oraz dłuższą przerwę po ok. 4 godzinach pracy. Podczas przerwy koniecznie odejdźmy od ekranów. Warto przejść się, popatrzeć na przyrodę, a nawet – w przypadku niekorzystnych warunków pogodowych – zrelaksować się przy ulubionej muzyce z zamkniętymi oczami.

Jak mądrze rozdzielać zadania w zespole?

Wysłany na 18 stycznia 2017 przez KBadmin

Codzienność pracy biurowej może przytłaczać i być nudna. Jeśli przez dłuższy czas wykonujemy te same zadania, to prędzej czy później staną się one żmudną rutyną, a nasza efektywność spadnie do poziomu bardzo niskiego. Żeby praca w biurze była efektywna, a zadania były realizowane sprawnie, potrzebne jest mądre zarządzanie.

Jednym z zadań Kierownika Biura jest odpowiednie zaplanowanie pracy swoim podwładnym. W biurze jest wiele różnych czynności, które pracownicy muszą codziennie wykonywać. Jak zatem rozdzielić pracę, żeby zadania realizowane były szybko i dokładnie?

Jednym ze sposobów jest wprowadzenie systemu zmienności zadań. Chodzi o to, żeby w danym dniu pracy, każdy z pracowników miał różne działania do zrobienia. Przy jednej czynności nie powinien spędzić więcej niż 1 godzinę. Po każdej godzinie powinien udać się na krótką przerwę – którą zresztą gwarantuje prawo pracy.

Takie podejście do realizowania obowiązków zagwarantuje wysoką efektywność wykonywanych zadań. Firma na tym zyska, bo praca będzie szybko i sprawnie wykonana, a pracownik będzie zadowolony i nie będzie miał poczucia ciągłego zmęczenia.

Taki kierownik, który potrafi zadbać nie tylko o dobro firmy, ale także o zadowolenie swojego zespołu, to prawdziwy skarb. Wielu managerów przecież patrzy tylko na wyniki nie przejmując się tym w jakiej kondycji psychicznej są pracownicy. Ktoś kiedyś powiedział, że zadowoleni pracownicy są najlepszą wizytówką firmy. Bądź co bądź – jest w tym ogrom prawdy. Zadowolony pracownik, to najlepszy marketing dla przedsiębiorstwa.

Zarządzanie biurem

Wysłany na 4 stycznia 2017 przez KBadmin

Zarządzanie pracą całego biura to nie lada zadanie. Trzeba dopilnować terminów przelewów, rezerwacji taksówek na spotkania biznesowe, zapanować nad obiegiem dokumentów w całej firmie. Trzeba ogarnąć wszystkie zamówienia i zaopatrzenie. Trzeba być dobrym organizatorem, potrafić pracować pod presja czasu i jeszcze do tego być spokojnym i serdecznym, bo przecież co chwila ktoś przychodzi, żeby zająć się jego sprawą, która jest przecież najważniejsza na świecie.

Bycie Kierownikiem Biura to nie lada wyzwanie, z którym nie każdy sobie poradzi. Tutaj trzeba mieć oczy dookoła głowy, potrafić myśleć o wielu sprawach jednocześnie i być doskonale zorganizowanym. Trzeba znać na wszystko sposób i wszystkiemu potrafić zaradzić. Trzeba również budować pozytywne relacje ze wszystkimi pracownikami, dlatego umiejętności komunikacyjne grają tutaj pierwsze skrzypce. Nie ma chyba nic gorszego niż brak umiejętności dogadania się w prostych sprawach. Czasem jest przecież tak, że wystarczą chęci i na każdym polu można się porozumieć.

Niezwykle ważna jest również wiedza z zakresu inteligencji emocjonalnej. Wiadomo, że w życiu każdej firmy zdarzają się zmiany, trudne momenty, kiepski wynik finansowy. W takich momentach Kierownik zarządzający powinien wykazać się dużym opanowaniem. Wiadomo, że pracownicy biorą często przykład z bezpośredniego przełożonego i idą jego śladem, dlatego mądry manager to z pewnością odpowiednia osoba na odpowiednim stanowisku.