Grudzień 2017 – KIEROWNIK BIURA

Kierownik biura na straży porządku w firmie

Wysłany na 30 grudnia 2017 przez KBadmin

Każda dobrze zorganizowana firma powinna posiadać biuro. Większe firmy potrzebują również wsparcia kierownika biura, aby to na nim spoczywała odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie biura i utrzymanie porządku w dokumentacji. Ale nie tylko dokumentami zajmuje się kierownik – na tym stanowisku liczba zadań jest dużo większa, dlatego też kandydat musi wykazywać się takimi cechami jak samodzielność i doskonała organizacja pracy – nie tylko własnej, ale również innych członków teamu.

Pracodawcy wiedząc, że nowa osoba może sobie nie poradzić z szybkim wdrożeniem się do działalności firmy, niejednokrotnie do objęcia tej posady wybierają pracownika, który już pracuje w przedsiębiorstwie, ale na innym stanowisku. Wówczas zdecydowanie łatwiej i z mniejszą presją udaje mu się przyswoić i realizować oczekiwanie przez szefostwo zadania.

A, jak już wspomnieliśmy, tych zadań jest całkiem sporo. Oczywiście nie w każdej firmie wyglądają one tak samo, ale do najczęściej powtarzających się obowiązków w ogłoszeniach o pracę należą: kontakt z klientami, redagowanie pism i wniosków, organizacja pracy zespołu, współpraca z innymi działami, obsługa spotkań biznesowych, wsparcie pracy przełożonego, etc.

Gołym okiem widać, że tych zadań jest bardzo dużo. Dlatego kandydat na to stanowisko musi mieć świadomość, że powinien dbać nie tylko o swoje umiejętności i wiedzę, ale i o kondycję psychiczną, na którą składa się także troska o dobrą pamięć i koncentrację.

Dlaczego kierownik biura powinien pamiętać o odpoczynku?

Wysłany na 30 grudnia 2017 przez KBadmin

Kierownik biura to jedno z niewielu stanowisk, które wymaga realizowania na bieżąco tak dużej liczby zadań jednocześnie. Można stwierdzić, że posada ta łączy w sobie kilka stanowisk – asystenta, recepcjonisty, managera, księgowego, a czasem i samego szefa firmy. Mimo że każde z tych stanowisk posiada do tego oddelegowaną osobę, to kierownik biura musi kontrolować wykonywaną pracę przez cały zespół. Co więcej, w wielu przypadkach oznacza to nie tylko doglądanie pracowników i weryfikowanie poprawności efektów ich pracy, ale i wsparcie ich w tychże obowiązkach.

Może się zdarzyć, że kierownik biura jednego dnia odbędzie spotkanie z klientami, wizytę w urzędzie i banku, odbierze dziesiątki telefonów, wyśle mnóstwo maili i zorganizuje konferencje – ten natłok zadań sprawia, że kierownik biura musi mieć wypoczęty umysł i być w pełni skoncentrowanym. W takim pośpiechu nie jest to łatwe, ale kierownik biura powinien pamiętać o relaksie poza pracą, gdyż w przeciwnym razie nie będzie efektywnym pracownikiem, szybko się wypali, a może nawet skończy się to jakąś chorobą.

Nie jest trudno o zaburzenia psychiczne pracując w ciągłym stresie. Depresja i nerwica to bardzo częste choroby, które występują wśród kadry zarządzającej i innych osób żyjących w nieustannym napięciu. Odpowiedzialny pracownik wie, że musi dbać o kondycję psychiczną. O to samo powinien zadbać pracodawca.

Kierownik biura – kto ma szansę na tę pracę?

Wysłany na 29 grudnia 2017 przez KBadmin

Praca biurowa niektórym wydaje się czymś banalnym, co nie wymaga specjalnych kwalifikacji. Kojarzy się głównie z obsługą komputera, a to w dzisiejszych czasach potrafi każdy. Obserwując ogłoszenia o pracę i widząc, że na takim stanowisku wymagane są czynności typu rozmowy telefoniczne z klientami i kontrahentami, redagowanie dokumentów, wystawianie faktur, obsługa korespondencji, można pomyśleć, że to naprawdę praca, którą jest w stanie wykonywać większość osób – bez studiów lub bez doświadczenia zawodowego. A to bardzo błędne myślenie.

Owszem, część tych obowiązków wydaje się prosta, jednak trzeba mieć świadomość, że trudność nie polega na wykonywaniu pojedynczych zadań, a na robieniu tego efektywnie i pod presją czasu. Jednocześnie klient może domagać się faktury, zadzwoni pracownik banku, przyjdzie kurier z paczką, a na dodatek za kilka minut odbędzie się spotkanie – niewiele osób posiada takie zdolności organizacyjne, aby móc pogodzić wiele zadań naraz i zrobić to na najwyższym poziomie. Wszak nawet rozmowa z pracownikiem banku wymaga niemałej wiedzy i elokwencji.

Dlatego na tę pracę szansę mają osoby o doskonałej umiejętności planowania pracy swojej i reszty zespołu. Dodatkowo należy być odpornym na stres i zdyscyplinowanym. Niestety, to cechy, które wcale nie są często spotykane.

Kierownik biura czy po prostu sekretarka?

Wysłany na 29 grudnia 2017 przez KBadmin

Wielu pracodawców, chcąc skusić wykształcone osoby o wysokich kwalifikacjach do pracy na stanowiskach poniżej ich możliwości, nierzadko stosują skomplikowane (zwykle zaczerpnięte z języka angielskiego) nazwy stanowisk, aby brzmiały bardziej zachęcająco. Niestety, tyczy się to również funkcji kierownika biura. Coraz częściej możemy znaleźć ogłoszenia, w których zadania dla sekretarki, a nawet stażysty, są identyczne jak te na stanowisku kierownika biura.

Nie byłoby w tym nic oburzającego, gdyby nie fakt, że kierownik ten wcale nie ma „kierowniczej” pensji, czyli adekwatnej do powagi posady. Można zatem stwierdzić, że nazwa „kierownik biura” jest tylko wabikiem, aby kandydaci chętniej wysyłali swoje aplikacje i mogli poczuć, że pełnią wyjątkową rolę w teamie.

Niestety, jeśli w ogłoszeniu widzimy, że wymagania są dosyć niskie, czyli od kandydata oczekuje się niewiele ponad umiejętność obsługi Worda i drukarki, odbierania telefonów i prowadzenia terminarza, a ponadto oferuje mu się umowę zlecenie, to powinniśmy podchodzić ostrożnie do takich firm. Pozwala to zauważyć, że funkcja kierownicza jest tylko na papierze, a w rzeczywistości na kierownika czekają zadania pracownika najniższego szczebla.

Kierownik biura stanowiskiem o wyjątkowej odpowiedzialności

Wysłany na 18 grudnia 2017 przez KBadmin

Kierownik biura to stanowisko, które budowane jest przede wszystkim na zaufaniu. Kandydat bardzo często przechodzi długą drogę przez inne, mniej odpowiedzialne funkcje, zanim pracodawca zdecyduje się powierzyć mu kontrolę nad prowadzeniem całej firmy. Teoretycznie kierownikiem biura może zostać każdy, kto doskonale zna organizację przedsiębiorstwa, jednak bardzo szybko praca ta weryfikuje, czy dana osoba nadaje się do wykonywania tego wymagającego zajęcia.

Natłok zadań sprawia, że pracownik musi natychmiast odnaleźć się w nowej roli i nie może pozwolić sobie na wielomiesięczne wdrażanie do zawodu, ponieważ zaburzyłoby to działalność firmy. Kierownik biura musi wykonywać zadania szybko, sprawnie i przy tym efektywnie, więc niemalże od razu wychodzi na jaw, czy pracownik jest zorganizowany i terminowy. Jeśli nie posiada tych dwóch cech, prędko popełni błąd i posada zostanie mu odebrana.

Do zawodu przygotowuje zdobyte już wcześniej doświadczenie na niższych stanowiskach, np. asystenta lub recepcjonisty, staże, a także studia o kierunkach ekonomicznych, administracyjnych lub księgowych. Rzetelnymi pracownikami okazują się również absolwenci techników ekonomicznych, którzy w programie nauczania mają wiele praktycznych przedmiotów.

Kierownik biura jako prawa ręka szefa

Wysłany na 16 grudnia 2017 przez KBadmin

Kierownik biura nazywany jest także office managerem, czyli osobą, która koordynuje i dba o poprawną organizację biura w firmie. Dla właściciela firmy jest to pracownik niezastąpiony i niezwykle cenny, ponieważ w większości to od niego zależy funkcjonowanie wielu działów. Odpowiada również za nadzorowanie realizacji zadań przez innych pracowników, a nawet kontroluje wykonywanie obowiązków pracodawcy.

Zakres działań kierownika biura jest tak duży, że często przydziela mu się własnego asystenta. Do najczęściej występujących obowiązków należy prowadzenie terminarza spotkań, sprawowanie pieczy nad korespondencją (odbiór, wysyłanie), przygotowanie pism, kontakt z klientami i kontrahentami, utrzymywanie relacji z urzędami. Zadania wydają się być proste, jednak ich spora liczba oraz intensywność pracy stawia kierownika działań przed wieloma wyzwaniami i wymaga olbrzymiej odpowiedzialności.

Do dodatkowych wymagań pracodawców, którzy poszukują kandydata na stanowisko kierownika biura, należy znajomość języków obcych – przeważnie jest to angielski, ale jeśli firma działa również na innych obcych rynkach, potrzebny jest do tego konkretny język. Ponadto mile widziane jest prawo jazdy kat. B, wyższe wykształcenie i bardzo dobra obsługa komputera i programów pakietu MS Office.

Kierownik biura zagwarantuje sprawną organizację firmy

Wysłany na 13 grudnia 2017 przez KBadmin

Każda firma potrzebuje biura, a każda duża firma potrzebuje również kierownika biura, który sprawnie zarządzi biurem i znacząco ułatwi funkcjonowanie firmy. Stanowisko to wymaga od kandydata doskonałej organizacji pracy, ale pracodawcy mają też inne, dużo wyższe oczekiwania. Należy do nich między innymi ukończenie studiów na kierunkach związanych z ekonomią i zarządzaniem, wręcz obowiązkowa jest również zaawansowana znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie. Oprócz tego, standardowym wymogiem jest także umiejętność obsługi programów z pakietu MS Office (głównie Word i Excel) oraz urządzeń biurowych, tj. komputer, faks, drukarka. Z racji tego, że jest to stanowisko kierownicze, preferowane jest kilkuletnie doświadczenie zawodowe.

Do przykładowych zadań kierownika biura należy organizacja spotkań firmowych, przygotowanie konferencji, planowanie rozmów kwalifikacyjnych, przygotowywanie dokumentów oraz pism urzędowych, realizowanie raportów, prowadzenie terminarza, współpracowanie z kontrahentami, a także nadzorowanie pracy podległych pracowników. Zakres obowiązków jest olbrzymi, jednak nie zawsze wygląda tak samo. W zależności od branży zmienia się obszar działań kierownika biura.